Facturation électronique obligatoire : êtes-vous prêt pour septembre ?
Réforme. Avec l’entrée en vigueur imminente de la facturation électronique obligatoire, toutes les entreprises, y compris les micro-entrepreneurs, devront adhérer à une plateforme certifiée pour recevoir puis émettre leurs factures. Une révolution qu’il est essentiel d’anticiper pour éviter les retards et profiter pleinement des nouvelles opportunités.
En avril dernier près de 80 % des chefs d’entreprise n’étaient pas encore équipés pour répondre aux exigences de la réforme de la facturation électronique qui doit entrer en application au 1er septembre. C’est ce qu’indiquait le mois dernier une étude Qonto - Opinion Way. S’ils en ont entendu parler, 37 % disaient ne pas en comprendre les implications concrètes, et 24 % n’avaient pas
connaissance des changements à venir.
Des résultats qui confirment un énorme besoin de pédagogie tant sur le concept même de facture électronique que sur les aspects techniques de la réforme et les nouvelles obligations qu’elle implique pour les entreprises. Lesquelles devraient, selon le gouvernement, tirer de substantiels bénéfices de la réforme. Avec notamment une gestion quotidienne facilitée, des gains de productivité liés à une diminution du temps de traitement ; mais aussi une amélioration de la trésorerie grâce à un meilleur respect des délais de paiement. De son côté, la Direction générale des finances publiques (DGFiP) n’y voit aussi que des avantages. La réforme doit en effet lui permettre de suivre plus efficacement les flux fiscaux et de mener des contrôles encore plus ciblés.
127 plateformes agréées
Concrètement, à compter de septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques, quels que soit leur taille, leur régime juridique ou leur régime fiscal et leur situation au regard de la TVA. Les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA sont également concernées. Dans un deuxième temps, à compter de septembre 2027, la réception et l’émission des factures électroniques seront généralisées. Dès maintenant, les entreprises doivent donc choisir une plateforme de facturation électronique agréée par l’État.
Dans le détail, une plateforme agréée est un service en ligne sécurisé qui permet d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Elle est certifiée par la DGFiP, après vérification de sa conformité aux exigences légales en matière d’interopérabilité, de sécurité, d’archivage, etc. Contrairement au projet initial, il n’existe pas de plateforme publique unique et gratuite. Le portail public de facturation (PPF) ne sert qu’à centraliser les données transmises.
La facturation électronique passe donc obligatoirement par l’une des 127 plateformes agréées (PA) gérées par des prestataires privés. Les fournisseurs de l’entreprise envoient leurs factures sur la plateforme en indiquant son numéro SIREN. La plateforme convertit automatiquement le fichier dans un format lisible et structuré (PDF) accessible dans l’espace personnel de l’entreprise. Pour l’émission des factures, la plateforme agréé vérifie leur conformité aux exigences légales et assure leur conversion dans un format électronique permettant l’interopérabilité entre émetteurs et récepteurs (formats Factur-X, UBL, CII).
Données transmises au Fisc directement
Les données de facturation sont ensuite automatiquement transmises à l’administration fiscale (« e-reporting »). La plateforme assure enfin l’archivage obligatoire des factures pendant dix ans, en garantissant leur authenticité, lisibilité et intégrité. Les factures peuvent être éditées via le logiciel de comptabilité de l’entreprise, saisies manuellement (avec Excel, Google Sheet, Word, etc.) puis téléchargées à la plateforme, ou plus simplement saisies directement sur l’interface de la plateforme.
La plateforme se charge de gérer le format de la facture électronique selon les caractéristiques de l’émetteur et du récepteur. La plateforme effectue automatiquement la conversion d’une facture au format utilisé par le destinataire (par exemple, conversion d’une facture en Factur-X au format UBL utilisé par le client).
Le format Factur-X est le plus simple et convient aux TPE, artisans et micro-entreprises. Les formats UBL et CII sont adaptés aux entreprises utilisant des systèmes logiciels complexes et aux échanges internationaux. Les plateformes peuvent également fournir d’autres services tels le rapprochement automatique entre devis, facture, bon de commande, bon de livraison, encaissement, etc., la tenue de la comptabilité, la déclaration de TVA ou la déclaration de résultat.
Attention aux délais de mise en place !
Quatre plateformes sont gratuites et sont réputées convenir aux petites entreprises et auto-entrepreneurs qui peuvent se contenter d’un service basique de facturation pour un utilisateur unique, avec un nombre limité de factures par mois : Abby, Indy, Shine Facture, Tiime.
Pour faire son choix, le site comparatif-facture-electronique.fr qui propose un simulateur avec de nombreuses options.
Certaines plateformes sont dédiées à une activité spécifique (BTP, commerce de détail, artisanat, professions de santé…) et proposent des modèles de factures pré-remplies ou des fonctionnalités particulières (gestion de chantiers, factures d’avancement…).
En cas d’utilisation d’un logiciel de comptabilité, d’un système CRM (gestion de la relation client), ou d’un système ERP (comptabilité, gestion des achats, de la chaîne logistique, des projets, etc.), il est conseillé de vérifier sa compatibilité avec la plateforme, voire d’effectuer un test gratuit. La plupart des plateformes s’intègrent avec une large gamme de logiciels (Sage, Cegid, Xero, QuickBooks, etc.) ou proposent des connecteurs prêts à l’emploi pour les logiciels comptables courants.
Il est conseillé de ne pas sous-estimer le délai de mise en place, surtout pour vérifier la compatibilité de la plateforme avec le système logiciel de l’entreprise, ni les périodes de formation et d’apprentissage des collaborateurs.