Gestion des fournisseurs et prestataires : valoriser une relation dans la durée

Le « buying power » est la capacité d’une entreprise à commander un certain volume d’achats régulièrement à ses fournisseurs. Celle-ci doit être exploitée pour construire des relations solides et durables. En effet, que se passe-t-il le plus souvent ? L’entreprise a un panel de fournisseurs, et, parfois à chaque commande, les consulte et conclut l’affaire avec celui qui propose le prix le plus bas. Cette pratique, courante et facile, n’est pas vraiment le meilleur moyen d’être productif.

Les avantages d’instaurer une relation dans la durée

Pour le chef d’entreprise, il n’y a que des avantages à instaurer une relation privilégiée avec un nombre maîtrisé de fournisseurs ou de prestataires de confiance, plutôt que de multiplier les contacts. Bien évidemment, au préalable, il devra s’assurer que ceux-ci sont solides structurellement et que leur situation financière est saine. Une fois ces précautions prises, le dirigeant pourra apprécier les avantages de ce type de relations :

• La stabilité des prix : les prix, sur certains matériaux (pour le secteur du BTP notamment), ou sur certaines denrées, peuvent être fluctuants. Dès lors que l’entreprise a besoin de certains volumes dans la durée, ce qu’elle représente en qualité de cliente aux yeux d’un fournisseur doit se valoriser. Côté fournisseur, il sera sécurisé puisqu’il sera assuré d’un certain volume de commandes ; côté entreprise, l’heure étant à la surveillance des coûts, cela lui permettra de renégocier certains prix pour une durée déterminée, ce qui, outre le fait qu’elle réduira le montant de ses achats, lui économisera également le temps passé aux négociations incessantes : envoi de la demande de prix, réception et analyse des devis, appels téléphoniques et échanges de mails, etc.
• Le calcul des marges : en misant sur la pérennité de la relation avec son fournisseur et une stabilité des prix plutôt que de se focaliser sur l’obtention d’une négociation à quelques pourcentages de moins, l’entreprise pourra calculer ses marges de manière plus fiable et plus pérenne.
• Un approvisionnement régulier : il est évident qu’un fournisseur privilégiera toujours un client pérenne à un client ponctuel lorsqu’il devra, faire des arbitrages sur les livraisons à effectuer. Une relation dans la durée sécurisera l’approvisionnement de l’entreprise.
• La diminution du stock : le stockage de matériaux, de denrées ou autres représente un coût parfois important à l’entreprise. En effet, elle doit prévoir une surface de stockage plus ou moins grande, et ce stockage mobilise de la trésorerie, puisque l’entreprise a décaissé de l’argent pour acheter des marchandises qu’elle n’a pas encore vendues. Si le chef d’entreprise est assuré de délais de livraison pré-négociés, il sera en mesure de diminuer ses stocks en travaillant davantage en flux tendus.
• Une veille en termes d’innovation : pour tous les secteurs d’activité, l’innovation est permanente. C’est encore plus vrai pour certains secteurs comme le BTP par exemple en ce qui concerne les matériaux de construction, notamment en termes de performance énergétique. Les fabricants sollicitent les fournisseurs et leur présentent de nouveaux produits. Il peut être extrêmement intéressant commercialement pour une entreprise d’être la première à les proposer à ses clients, ce qui lui donnera un avantage concurrentiel. Or il est évident que c’est à ses clients fidèles que ledit fournisseur les proposera en premier.

L’objet d’une attention équivalente aux clients

Encore trop souvent, les clients focalisent toute l’attention des entreprises, puisque ce sont eux qui vont générer leur chiffre d’affaires. Et pourtant, dans les flux de toute entreprise, commerciale ou de services, les fournisseurs sont tout aussi importants. En sus des négociations « durables » pour les entreprises qui passent des commandes substantielles, il existe d’autres moyens d’établir une relation de confiance avec un fournisseur, même pour les plus petites entreprises.

Au lieu de les traiter comme de simples fournisseurs tout juste bons à livrer le plus vite possible au prix le plus bas, les considérer comme des partenaires stratégiques changera la donne. Le respect dans les échanges, l’attention portée à leurs propres difficultés, l’amabilité, les compliments, les remerciements… autant de règles élémentaires de savoir-vivre qui permettront de fluidifier les relations et de les rendre agréables, et donc efficaces, pour les deux parties.

En temps de crise, le rapport de force peut s’inverser

La qualité des relations qui auront été établies avec les fournisseurs permettra aux entreprises d’être en bonne position en temps de crise. Cela s’est vu lors de la crise du Covid, où les problèmes d’approvisionnement ont touché la quasi-totalité des secteurs d’activité. Il va sans dire que dans ce type de situations, les bons rapports entretenus avec ses fournisseurs peuvent permettre à une entreprise de perdurer mieux que ses concurrentes.

Pour Jean-Michel Laidin, associé Walter France : « Soigner ses relations avec ses fournisseurs doit être une priorité pour toutes les entreprises ; la qualité des relations humaines que l’entreprise réussit à établir est tout aussi importante que ses capacités de négociation. »